Sep 28, 2012

பல எக்சல் கோப்புகளின் தகவல்களை ஒன்றிணைக்க RDB Merge Add-in

merge-all-excel-worksheets-with-RDBMerge-Addin-2

தகவல்களையும் கணக்குகளையும் நிர்வகிக்கப் பயன்படும் சிறப்பான மென்பொருளான எக்சலில் (MS-Excel) இன்று ஒரு பயனுள்ள Add-in பற்றி அறிந்து கொள்வோம். ஒரே மாதிரியான தகவல்களைக் கொண்ட ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட எக்சல் கோப்புகளை வைத்திருக்கிறீர்களா? அப்படிப்பட்ட பல எக்சல் வொர்க்‌ஷீட்களை இணைக்கும் வேண்டும் என்றால் என்ன செய்வீர்கள்? ஒவ்வொரு எக்சல் ஃபைலாகத் திறந்து காப்பி செய்து தனியாக வேறொரு எக்சல் ஷீட்டில் பேஸ்ட் செய்வீர்கள். இது பொதுவான நடைமுறையெனினும் குறைவான எண்ணிக்கையில் கோப்புகள் இருந்தால் பிரச்சினையில்லை.

அதிகளவு எக்சல் கோப்புகளை இணைக்க நேரிட்டால் நேரம் எடுக்கும் வேலையும் அதனைச் சரியாக காப்பி செய்த பின்னர் தகவல்களைச் சரி பார்ப்பதும் சிக்கலான வேலையாகும். இதற்கு எளிமையாக உதவுகிறது RDB Merge என்ற ஒரு நீட்சி(Add-in). இதன் மூலம் பல எக்சல் கோப்புகளில் உள்ள ஒரே மாதிரியான தகவல்களை ஒன்றிணைக்க முடியும். அதுவும் துல்லியமாகத் தகவல்களை இணைக்கிறது. இதனை பதிவின் கிழே உள்ள தரவிற்க்கச்சுட்டியில் தரவிறக்கிக் கொள்ளவும்.

இதனை MS-Excel 2007 இல் சேர்க்க Excel Options->Add-Ins->Manage->Go->Browse சென்று தரவிறக்கப்பட்ட Add-in கோப்பைத் தேர்வு செய்தால் Data மெனுவில் வந்து விடும். இதை விட சுலபமான வழி தரவிறக்கப்பட்ட கோப்பை டபுள்கிளிக் செய்தால் வரும் எக்சல் கோப்பில் Data மெனுவில் பார்க்கலாம்.

merge-all-excel-worksheets-with-RDBMerge-Addin-3

எக்சல் வொர்க்‌ஷீட்களை எப்படி இணைப்பது?

1.முதலில் இணைக்கப்பட வேண்டிய எக்சல் கோப்பு ஒன்றினைத் திறக்கவும். Data மெனுவில் RDBMerge Add-in ஐகானைக் கிளிக் செய்தால் கீழ்க்கண்ட விண்டோ ஒன்று வரும்.

merge-all-excel-worksheets-with-RDBMerge-Addin-1

2.Folder Location - இணைக்கப்பட வேண்டிய எக்சல் கோப்புகளின் ஃபோல்டரைத் தேர்வு செய்யவும்.

3. Which Files – எக்சல் Version (XLS or XLSX) மற்றும் போல்டரிலுள்ள அனைத்து கோப்புகளா அல்லது தேவையானதைத் தேர்வு செய்யுங்கள்.

4. Which Worksheets – வொர்க்‌ஷீட்கள் அனைத்தும் வேண்டும் எனில் All Worksheets என்பதைக் கிளிக் செய்யுங்கள். குறிப்பிட்ட Sheet Name or Sheet Index இல் வருவதை மட்டும் எனத் தேர்வு செய்யலாம்.

5.Range – இதில் எந்தெந்த வரிசை நெடுவரிசைகளை இணைக்க வேண்டும் எனக்குறிப்பிடலாம் (A1:C5). குறிப்பிட்ட நெடுவரிசைகள்(Columns) மட்டும் எனில் இப்படிக் கொடுக்கலாம் (A:F)

6. தகவ்ல்களில் பார்முலா (Formulas) பயன்படுத்தியிருந்தால் Paste as Values என்பதைக் கிளிக் செய்து கொள்ளவும். இறுதியாக Merge பட்டனைக் கிளிக்கினால் இணைக்கப்பட்ட எக்சல் கோப்பு தயாராகி திறக்கப்படும்.

தரவிறக்கச்சுட்டி: Download RDBMerge Add-in for MS-EXCEL